Manchmal entstehen die besten Partnerschaften durch zufällige Gespräche. So war es auch, als einer unserer Mitarbeiter sich mit einem Bekannten über die Arbeit unterhalten hatte. Was zunächst als unverbindliches Gespräch begann, entwickelte sich schnell zu einem erfolgreichen Pilotprojekt und einer echten Erfolgsgeschichte.

Der erste Schritt: Verstehen, was gebraucht wird
Der Kontakt kam über einen Bekannten zustande, der im Marketing bei der Fleisch- und Wurstwaren Schmalkalden GmbH tätig war und von den Herausforderungen berichtete, mit denen sein Unternehmen täglich konfrontiert sei. Ein bis zwei Stunden pro Tag wurden allein dafür aufgewendet, um Lieferscheine und dazugehörige Versand-Labels für die Auslieferung manuell aus verschiedenen Systemen zu extrahieren und zu drucken – eine Aufgabe, die sich perfekt für eine Automatisierung eignete. Nach einem ersten unverbindlichen Kennenlernen stellten wir unsere Technologien im Bereich der Robotic Process Automation (RPA) vor. Dabei wurde schnell klar: Genau diese Lösung war es, die gebraucht wurde, um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die monotonen Tätigkeiten zu eliminieren.

Aufbau einer maßgeschneiderten Infrastruktur
Für dieses Projekt mussten wir bei null beginnen, denn eine bestehende RPA-Infrastruktur war im Unternehmen noch nicht vorhanden. Unter der Bedingung, dass die Lösung einfach zu implementieren und kostengünstig sein musste – schließlich handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen mit einem begrenzten Budget – entschieden wir uns, unsere eigens entwickelte „ICONTEC Automation Platform“ einzusetzen. Diese Plattform wurde in den letzten 1,5 Jahren von einigen unserer Mitarbeiter Schritt für Schritt entwickelt und aufgebaut.

Ein wesentlicher Punkt war dabei die Kostenfrage: Kommerzielle RPA-Anbieter sind oft mit hohen Lizenzkosten verbunden, was für kleinere Unternehmen eine hohe Einstiegshürde darstellen kann. Deshalb haben wir uns 2023 intensiv mit Open-Source-Lösungen im RPA-Bereich beschäftigt und das bereits verbreitete Robot Framework in unsere Plattform integriert. So können wir eine leistungsfähige Automatisierung ohne nennenswerte Lizenzkosten anbieten, die in Funktionalität und Zuverlässigkeit den großen, kommerziellen Tools in nichts nachsteht.

Teamwork für eine erfolgreiche Umsetzung
Das Projekt wurde von einem eingespielten Team realisiert: Marco führte die Beratung über den Aufwand und die Infrastrukturplanung durch, während Moritz die notwendigen Server gemeinsam mit dem Kunden aufsetzte und die technischen Rahmenbedingungen schuf. Arun und Julian, unsere erfahrenen Entwickler, kümmerten sich um die Bot-Entwicklung. Dabei musste der Use-Case sauber aufgenommen  und angeschaut werden, vom Anmelden an den Systemen bis zum Laden der relevanten Dateien und deren Ablage. Dank ihrer Expertise und den Erfahrungen aus früheren Projekten konnten sie einen funktionierenden Prototyp innerhalb weniger Tage erstellen. Dies zeigt, dass wir eine Technologie anbieten können, die schnell umgesetzt und auf den jeweiligen Fall angewendet werden kann.  Die eigentliche Herausforderung lag im anschließenden Testen und Feinjustieren, doch bereits im Juli dieses Jahres konnte der Bot offiziell in den Betrieb genommen werden.

Beim Startschuss generierte das Unternehmen direkt sehr erfolgreich über 100 Lieferscheine und Labels vollautomatisch – eine enorme Entlastung für die Mitarbeiter und eine deutliche Verbesserung der Prozessqualität. Fehlerquellen wurden minimiert, und das System läuft stabil im Hintergrund, ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

Ein Pilotprojekt mit Potenzial für mehr
Für uns bei der ICONTEC war dieses Projekt nicht nur ein Erfolg für den Kunden, sondern auch eine wichtige Lern- und Entwicklungschance. Wir haben wertvolle Erfahrungen gesammelt, die uns helfen, unsere Automation Plattform weiter zu verbessern. Gleichzeitig haben wir neue Anwendungsfälle identifiziert, die wir in Zukunft nutzen können, um auch andere Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse zu unterstützen.

Die Zusammenarbeit endet hier jedoch nicht. Wie bei all unseren Projekten bieten wir eine langfristige Betreuung an, die es uns ermöglicht, das System weiter zu optimieren und an die sich verändernden Bedürfnisse des Kunden anzupassen. Besonders in den ersten Wochen nach der Einführung haben wir eng mit dem Unternehmen zusammengearbeitet, um die Automatisierung unter realen Bedingungen zu verfeinern. Als lokaler Ansprechpartner, der den Kunden direkte Durchwahlen bei Problemen ermöglicht, können wir so sofort eingreifen, falls doch noch einmal ein Problem auftritt. Heute läuft alles reibungslos, und wir sind stolz darauf, einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Mitarbeiterzufriedenheit geleistet zu haben, der sich auch beim Thema der Fachkräftegewinnung zeigt: „Automatisierte Prozesse spielen eine große Rolle, um die Mitarbeiter für das Wichtige freizukriegen.“

Was bleibt: Ein Gewinn für beide Seiten
Dieses Pilotprojekt hat uns gezeigt, dass maßgeschneiderte Automatisierungslösungen auch für mittelständische Unternehmen realisierbar sind, ohne dass hohe Lizenzkosten anfallen. Für den Kunden bedeutet dies nicht nur eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, sondern auch eine Verbesserung der Arbeitsqualität. Monotone Aufgaben wurden automatisiert, und die Mitarbeiter können sich nun auf wichtigere und wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren.

Für uns bei der ICONTEC war es ebenfalls eine Win-Win-Situation: Wir konnten unsere Plattform weiterentwickeln, neue Technologien integrieren und unser Know-how im Bereich der Prozessautomatisierung vertiefen. So sind wir bestens gerüstet, um auch in Zukunft Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse zu unterstützen – effizient, kostengünstig und maßgeschneidert.